Subito dopo l’insediamento Gronchi nomina i principali collaboratori: un elemento che si nota immediatamente è la giovane età di alcuni membri dello staff presidenziale, a conferma dello spirito che Gronchi vuole imprimere al suo lavoro. I primi decreti riguardano il Segretario generale, il prefetto napoletano Oscar Moccia, conosciuto da Gronchi quando era prefetto di Livorno dal 1950 al 1952; il Consigliere militare Alberto Roda e il Capo dell’Ufficio stampa Gianfranco Merli, consigliere democristiano livornese di 31 anni e direttore dell’Archivio di Stato di Livorno. Riflesso della maggiore importanza attribuita dal Presidente alla sua attività internazionale, da alcuni giudicata addirittura una sorta di diplomazia parallela, è un cambiamento nell’organizzazione degli uffici del Segretariato generale della Presidenza della Repubblica competenti nel settore. Già nel primo decreto sulla costituzione e organizzazione degli Uffici, il n. 6 del 22 agosto 1955, emanato a soli tre mesi dall’elezione, si evidenzia nell’ambito dell’Ufficio Affari generali la Sezione cerimoniale. La scelta del Presidente Gronchi di compiere viaggi all’estero accresce l’attività del Servizio Relazioni con l’estero, diretto da un ambasciatore, che assume anche la funzione di preparare la documentazione sul Paese estero e di elaborare il programma e le bozze dei discorsi, insieme al Cerimoniale del Ministero degli esteri.

Con il secondo e definitivo decreto di organizzazione, il n. 39 del 28 febbraio 1957, viene istituito un autonomo Ufficio del cerimoniale, che si occupa dell’organizzazione e dello svolgimento delle cerimonie connesse alla partenza e all’arrivo a Roma del Presidente. Viene meglio predisposto il cerimoniale da adottare in occasione delle visite, finora elaborato sommariamente, affinché risulti adeguato al prestigio dell’Istituto repubblicano e al tono che ad esso il Presidente vuole conferire. Si stabilisce una prassi di adempimenti rituali: l’arrivo degli ospiti, la presentazione dei rispettivi seguiti, lo scambio dei doni, la consegna delle onorificenze, la presentazione del Corpo diplomatico ai Capi di Stato ospiti, lo svolgimento dei colloqui, il pranzo di Stato con il brindisi, il ricevimento, il congedo. Il pranzo di Stato offerto al Quirinale è di solito restituito dall’ospite la sera seguente, con un pranzo o un ricevimento nella sede dell’Ambasciata o in altri luoghi prestigiosi come per esempio il Grand Hotel. Il D.P. 39/1957 è importante e innovativo per diverse ragioni, a partire dalla terminologia. Per la prima volta infatti, dopo la generica citazione presente nella legge istitutiva del Segretariato del 1948, viene usata in un decreto di organizzazione la distinzione tra Servizi e Uffici, anche se in modo non perfettamente coerente: se i primi sono le sei grandi branche in cui è suddivisa l’attività del Segretariato (Affari generali, Amministrazione e patrimonio, Affari militari, Rapporti con il Parlamento, Relazioni con l’estero, Segreteria presidenziale), con la parola “ufficio” si indicano sia le articolazioni interne dei Servizi, sia l’Ufficio riscontro, l’Ufficio stampa e l’Ufficio studi economici e finanziari, che nel testo del decreto appaiono allo stesso livello dei Servizi. Mantengono infine una posizione a se stante la Segreteria particolare del Presidente, l’Ispettorato generale di pubblica sicurezza e lo Squadrone guardie del Presidente. Il decreto del 1957 enuclea i nuovi uffici all’interno dei servizi, le cui denominazioni inedite rimarranno poi tradizionali nella struttura permanente del segretariato: Cerimoniale, Patrimonio, Intendenza, Tenute e Giardini. All’interno degli Affari generali, accanto al Cerimoniale, viene creato un Ufficio Tecnico che ha una propria autonomia, separato dal Patrimonio, legato ai tanti lavori di restauro di cui necessitavano il Palazzo del Quirinale e le Tenute. La Segreteria presidenziale viene innalzata al ruolo di Ufficio autonomo e si conferma l’ufficio-cardine del rapporto del Presidente con i cittadini, ricevendo e trattando decine di migliaia di istanze e petizioni (la maggior parte delle quali riguardano problemi di lavoro, pensioni e alloggi) e distribuendo aiuti in beneficenza e assistenza. Si occupa inoltre della concessione di patronati e premi, delle onorificenze ecc.